Monday, 17 August 2015 19:28

Tecrübeler ile ERP Seçimi

Rate this item
(0 votes)

ERP seçimi, ERP sistemlerinin işletmelerde arzu edilen katkıyı sağlayabilmesi için üzerinde titizlik ile durulması gereken bir aşamadır. Maalesef bu aşamada yapılan hatalar genellikle projenin telafisi  zor ileri aşamalarında kendini ortaya koymakta ve istenmeyen sonuçlar doğurabilmektedir.

Bu yazımızda ERP seçimi için işletmelere faydalı olabilecek önemli noktaları ele alıyoruz. Uygulama pratiklerine dayanmasını hedeflediğimiz için Focus Research tarafından danışmanlarının deneyimlerine dayanarak 2010 yılında hazırlanmış önemli bir raporu referans alacağız. Yazımızı RevCons danışmanlarının uygulama pratikleri ile zenginleştirerek Türkiye şartlarına uyumlu, can alıcı noktaları ele alan bir liste ile ilerleyeceğiz.

 

Öncelikle araştırmadaki  ana başlıklara bakalım. ERP seçimi için ortaya konulan bu başlıklar aslında kurumsal yazılım seçimi olarak da genellenebilecek başlıklar: 

1. İhtiyaçlarınızı iyi belirleyin

2. Sistem tedarikçisinin uzmanlığının siziz ihtiyaçlarınız ile örtüştüğünden emin olun

3. Sistem tedarikçisinin eğitim ve destek kaynaklarının yeterliliğinden emin olun

4. Seçim aşamasından başlayarak ERP projenize bir değişim projesi olarak bakın

5. Seçim sırasında profesyonel yardım almaktan çekinmeyin

6. Seçim süresince kaynak ayırmaktan kaçınmayın

 

Bu maddeleri yorumlarımızı da ekleyerek kısaca irdelemeye çalışalım.

 

1. İhtiyaçlarınızı iyi belirleyin:

 

ERP sistem tedarikçileri size büyük bir bilgi birikimi ile geleceklerdir. Ancak bu bikrimi ihtiyaçlarınız ile örtüştürebilmeniz gereklidir. Size göre önemli olan sorunlarınız nedir, öncelikleriniz nelerdir, hangi noktalarda değişime hazırsınız? Tüm bunların bilincinde olmanız diğer bir deyişle ne isteyeceğinizi bilmeniz gerekir.

 

“ERP ile hangi iş problemlerinizi çözmek istediğinizi belirleyin. Bunun birçok departmanı etkileyen bir süreç olduğunu unutmayın”  Dana Craig (Focus Research uzmanı)

 

RevCons Notu;

Ne beklediğinizi, sizin için neyin önemli olduğunu bilmeden çıkılan süreç birçok risk faktörü içeriyor. Her yazılım öne çıkan özelliklerinden hangisinin sizin için daha değerli olacağı sorusu havada kalıyor. İhtiyaçlar net olmayınca yazılımların ayrılması güçleşiyor. Bazen bu süreçte işletmeler aradaki ayrımı yapamadığından doğrudan maliyet odaklı hareket ediyor. Başlangıçta güvenli bir yol olarak gözükse de maliyet odaklı gitmek ciddi riskler içeriyor. Şüphesiz yazılımın maliyeti önemli bir kavram. Ancak bir yazılım maliyeti satınalma fiyatından oluşmuyor. Eğer kendinize uygun bir yazılım seçmediyseniz, seçtiğiniz yazılım süreç içerisinde en pahalı ve verimsiz yazılım olabiliyor.

 

 

2. Sistem tedarikçisinin uzmanlığının sizin ihtiyaçlarınız ile örtüştüğünden emin olun:

 

Seçim sürecinde sistem tedarikçilerinden talepkar olunmalı. 1. Adımda belirlediğiniz ihityaçlarınızın çözümleri ile ilgili tatminkar ip uçları elde etmelisiniz. Elbetteki tüm sorunlarınızın çözümünü birkaç saatlik (veya günlük) toplantılar ile görmeniz mümkün olmayabilir. Ancak size sunulacak tatminkar bir iş akışı,bir yol haritası ve/veya ihtiyaçlarınız ile paralellik gösteren referans ziyaretleri faydalı olabilir.

 

“Sizin endüstrinizde tecrübeli bir servis sağlayıcı bulmaya çalışın. Doğrudan endüstri tecrübesini sorgulayın. Endüstriniz çok spesifik bir endüstri ise, bu tecrübeyi daha da derinlemesine sorgulayın.” Michael Krigsman(Focus Research uzmanı)

 

RevCons Notu;

Yazılımların seçim süreci boyunca size göstereceği şeyler sınırlı olabilmektedir. Bu durumda sizin ihtiyaçlarınız doğrultusunda toplantıları ve süreci yönlendirmeniz gereklidir. Kritik süreçlerinizi sorgulayın. Size referans olabilecek firmaların çözümlerini sorgulayın veya yerinde inceleyin. Burada olaya mutlaka 2 boyutlu bakmak gerekli. Birincisi size önerilen yazılımın teknik yeterliliği, ikincisi ise servis sağlayıcının tecrübe ve birikimleri.

 

 

3. Sistem tedarikçisinin eğitim ve destek kaynaklarının yeterliliğinden emin olun:

 

ERP seçim sürecindeki tecrübenin, sonrasında projeye ne kadar yansıyacağının sorgulanması gereklidir. Servis sağlayıcısının proje için planladığı danışmanlık kaynaklarının sorgulanması gereklidir. Benzer şekilde proje süresince ve sonrasındaki destek hizmetleri de sorgulanmalıdır.

 

“Projenizde yer alması öngörülen danışmanlardan en az 3 tanesinin sertifikalandırılmış olduğundan ve ürün ile ilgili eğitimleri tamamladığından emin olun. Firmanın tercih ettiğiniz destek sürecine (telefon, uzaktan destek) ait teknik alt yapısı ve kaynağı olduğundan emin olun.” Tom Rogers (Focus Research uzmanı)

 

RevCons Notu;

Sizin için heyecan duyan sistem tedarikçileri toplantılarda tecürübeyi en üst düzeyde gösterebilecek ve sorularınıza en doğru yanıtları verecek bir kadro ile yer almayı tercih edeceklerdir. Seçim sürecinde yatırımınızı doğru kanalize edebilmek için bu yaklaşım iki taraf içinde faydalı olabilir. Ancak bu noktaya kadar elde edilen yazılım ve servis sağlayıcının yeterliliği ve ihtiyaçları karşılama düzeyidir. Bu noktada yapılan kritik hata oluşturulacak proje ekibine ve proje iş planına bakılmaksızın bu tecrübenin verimli bir şekilde projenize yansıyacağının kabulüdür. Mutlaka proje planı talep edin ve detaylı olarak inceleyin. Projenizde yer alacak danışmanlık ekipleri hakkında bilgi talep edin, cv’lerini inceleyin ve projenizde yer alma süreleri ile ilgili uzlaşıya varın. Mümkünse anlaşmadan önce taahhüt edilen ekip ile tanışın ve aynı dili konuşabildiğinizden emin olun. Buradaki diğer önemli bir konu da bu kaynakların yedeklenmesidir. Servis sağlayıcınız bünyesinde kaynaklarınızın yedeklerini araştırın. Uygun gördüğünüz yazılım için sizin projenizi yürütebilecek alternatif servis sağlayıcıların olduğundan emin olun. Unutmayın ki ERP projeleri uzun solukludur ve her zaman her şey başlangıçtaki kadar yolunda gitmeyebilir.

 

 

4. Seçim aşamasından başlayarak ERP projenize bir değişim projesi olarak bakın:

 

“ERP projeleri teknoloji kurulumu değil, değişim yönetimi projeleridir. Yeni bir ERP projesi firma içerisindeki insanların katkı sağlaması gereken ve bilgi paylaşımını içeren projelerdir. Proje süresince kullanıcılar sadece kendi rolleri değil diğer insanların rollerini ve bu rollerin etkileşimlerini anlamak durumundadırlar.” Tim Hourigan (Focus Research uzmanı)

 

RevCons notu;

İlk 3 madde de ihtiyaçlarınız ve bu ihtiyaçların servis sağlayıcılar tarafından ne kadar karşılanabildiğinden bahsettik. Ancak ERP projelerinde servis sağlayıcıların kaynakları kadar önemli bir konuda firmanızın kaynaklarıdır. ERP projeleri ile ilgili en yanlış algılardan birisi bunun bir IT projesi olduğu ve IT departmanını ilgilendirdiğidir. ERP projeleri tüm işletmenin projesidir. Herkesin katkısı ve emeği ile şekillenir. Mevcudu bilgisayar ortamına taşımaz, bunun yerine size bir değişim süreci yaşatır. Öncelikle bu değişime hazır olduğunuzdan emin olun. Çoğu kez projelerde karşılaşılan en büyük zorlukların sebebi firmanın sürece hazır olmaması veya çalışanların bu motivasyona sahip olmamasıdır. Her şeyden önce kendi kaynaklarınızdan emin olmalısınız.

 

 

5. Seçim sırasında profesyonel yardım almaktan çekinmeyin:

 

Tüm bu süreçte iyi bir uzmana danışmak hem teknik hem de ticari anlamda fayda sağlayabilir. Buradaki tecrübelerden faydalanmak size çok yönlü bir bakış açısı getirerek süreci verimli kılabilir.

 

“En az iki farklı ERP projesinde çalışmış ve ayrıca fonsiyonel bir rolde de yer almış iç veya dış kaynaklı bir uzman bulun. Uzmanınızın masanın her iki tarafında yer almış bir kişi olması da avantaj sağlayacaktır.” Chintan Tyagi (Focus Research uzmanı)

 

RevCons notu;

Firmalar ERP seçim sürecine girdiklerinde genellikle bunun tahmin ettiklerinden daha karmaşık bir süreç olduğunu fark ederler. En uygun yazılımı ve servis sağlayıcıyı seçmek çok kolay değildir. Projeler çok yönlüdür. Bahsettiğimiz ürün gözle görülebilecek somut bir ürün değildir ve göreceli olmak ile birlikte proje bütçeleri de çok küçük değildir. Tüm bu koşullar altında bir uzman yardımı fayda sağlayabilir. Tecrübeli ve olaylara tarafsız bakabilen kişi yada kurumlar ile çalışmak riskleri daha yönetilebilir yapacaktır.

 

 

6. Seçim süresince kaynak ayırmaktan çekinmeyin:

 

Uzun ve yorucu bir süreç olacağına hazırlıklı olmak gerekli. Bu süreçte işi bir yada birkaç kişinin omuzlarına bırakmak yerine yönetim ve çalışanların hemen her kademesinden insanları süreç edahil edin. Gerçekten sunulan çözümleri sindirdiğinizden ve kararınızı buna göre verdiğinizden emin olmalısınız.

 

“Her bir servis sağlayıcının implementasyon yaklaşımını ve çözümlerini anlayıncaya kadar vakit harcamaktan çekinmeyin.” Tim Hourigan (Focus Research uzmanı)

 

RevCons Notu;

Bu kritik bir karar. Seçim sürecine katılmayan kişilere daha sonrasında sisteme dahil etmek zor olabiliyor. Seçim sürecinde yer almayan kişilerde sahiplenme problemi daha sık görülüyor. Diğer taraftan herkesi seçim sürecine dahil etmekte etkin bir yöntem olmaktan çıkabilir. Toplantılarda katılımcı sayısının çok fazla olması konuların dağılmasına, toplantıların etkinliğinin kaybolmasına ve odağını yitirmesi sebebiyet verebiliyor. Seçim takvimi ile ilgili terminler sarkabiliyor ve zaman baskısı oluşturabiliyor. Burada ideal olan yöntem şirket içi dengelere dikkat ederek optimum kaynakların ayrılmasıdır.

Read 7445 times Last modified on Wednesday, 02 December 2015 10:04